Apostille i legalizacja dokumentów w relacjach między Polską a Austrią

Niedawno zwrócił się do mnie nowy klient w sprawie założenia i rejestracji w Austrii spółki GmbH (sp. z o. o.). W trakcie naszej rozmowy usłyszałem następujące pytanie:

"Panie Mecenasie, czy możliwe jest założenie przez Pana spółki na podstawie udzielonego Panu pełnomocnictwa?"

Tak, jest to możliwe. W tym celu konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa szczególnego dla dokonania tej właśnie czynności. Pełnomocnictwo to musi zawierać określoną treść oraz musi być sporządzone w formie pisemnej z podpisem notarialnie uwierzytelnionym.

"A czy potrzebne jest na pełnomocnictwie apostille?"

Apostille to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie (np. aktu notarialnego, tłumaczenia przysięgłego) - tu Polsce - umożliwiające jego użycie w innym państwie - tu Austrii. Takie poświadczenie wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego ten dokument pochodzi. Kwestia apostille została z jednej strony uregulowana w Konwencji haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

W naszym konkretnym przypadku kwestię apostille rozstrzyga umowa międzynarodowa zawarta między Polską a Austrią o wzajemnym stosunkach w sprawach z zakresu prawa cywilnego oraz o dokumentach.

Zgodnie z art. 56 ust. 3 tej umowy, dokumenty prywatne z podpisem notarialnie uwierzytelnionym nie wymagają dalszego uwierzytelniania do użycia na obszarze drugiej Umawiającej się Strony. Umowa ta znosi na zasadach wzajemności obowiązek apolstille w obrocie prawnym między Polską a Austrią.

Klient ucieszył się bardzo, że etap związany z zakładaniem i rejestracją spółki oraz jego działalności w Austrii może się odbyć bez jego osobistego udziału, a on może w tym czasie skupiać swoją uwagę na rozmowach z austriackimi partnerami.